Préambule

Consciente de l’importance d’assurer la confidentialité et la protection des données personnelles, la société In Extenso Social prend des engagements forts vis-à-vis de la protection des données à caractère personnel.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD » ), ainsi que la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version en vigueur (ci-après ensemble la « Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles» ), nous souhaitons vous informer de la façon dont nous collectons, utilisons et communiquons les données à caractère personnel vous concernant en relation avec les services que nous vous proposons et/ou vous fournissons.

La présente Politique de protection des données personnelles (également appelée la « Politique Données Personnelles ») décrit la façon dont In Extenso Social (ci-après « nous », « notre » et « nos ») dont le siège est situé au 45 avenue Edmund Halley, 76800 Saint-Etienne-du-Rouvray, traite les données à caractère personnel collectées dans le cadre de ses missions.

Collecte de vos données à caractère personnel

En vertu de la Réglementation applicable en matière de données personnelles, nous avons la responsabilité de gérer et surtout de garantir un certain niveau de protection aux données à caractère personnel que nous collectons. À des fins de clarté, veuillez noter ce qui suit.

Les données à caractère personnel (ci-après les « Données Personnelles ») sont des informations permettant d’identifier directement une personne, comme un nom, une adresse, une date de naissance, une adresse e-mail, une adresse IP, un numéro de téléphone, une situation matrimoniale, un compte de résultat et des états financiers. Elles comprennent également les informations qui permettent d’identifier une personne indirectement, ou qui peuvent permettre d’identifier une personne si elles sont combinées avec d’autres informations.

Le traitement de données à caractère personnel désigne tout ce que nous faisons avec vos Données Personnelles. Cela comprend la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la consultation, la modification, la communication, la diffusion, la limitation ou la destruction de Données Personnelles.

Information des utilisateurs du Site Internet

Conformément à la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, nous souhaitons vous informer sur les points suivants, qui font l’objet de paragraphes spécifiques :
    •  L’identité et les coordonnées du responsable du traitement.
    •  La finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées.
    •  Les catégories des données collectées.
    •  Les destinataires des données.
    •  Le stockage des données personnelles.
    •  Le transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale.
    •  La durée de conservation de vos données.

Identité du responsable du traitement

Vos Données Personnelles sont collectées et traitées par la société In Extenso Social, ayant son siège social au 45 avenue Edmund Halley, 76800 Saint-Etienne-du-Rouvray, en sa qualité de responsable du traitement.

Finalités des traitements de vos Données Personnelles

Nous traitons vos Données Personnelles pour l’intérêt légitime relatif au bon fonctionnement des services liés à notre logiciel.

De plus, nous sommes susceptibles de réaliser des traitements de vos données à des fins statistiques. Dans ce cas l’ensemble des données est préalablement rendue chiffrée et aucun résultat n’est commercialisé. Le but est d'analyser les usages des applications afin d’améliorer l’offre de services et l’expérience utilisateur.

Catégories des données

Dans le cadre de l’utilisation de notre logiciel en mode SaaS, ci-après le « logiciel », nous collectons les données suivantes :
    •  Des données directement communiquées par votre employeur : Nom et Prénom, Fonction, adresse électronique.
    •  Des données techniques ou concernant la consultation du site que nous collectons de manière passive. Elles comprennent des informations sur le navigateur utilisé, les pages du site que vous avez visitées, votre adresse IP, les cookies …. Ces derniers sont une suite d'informations, généralement de petite taille et identifiée par un nom. Elle peut être transmise à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y reconnecterez.

Destinataires des données

Vos Données Personnelles sont, pour la réalisation de nos services, communiquées à nos collaborateurs. Ces derniers sont d’ailleurs régulièrement sensibilisés à la sécurité de l’information (Norme ISO 27001)) ainsi qu’à la nouvelle réglementation relative à la protection des données.

Par ailleurs, nous vous informons que nous avons entrepris une démarche auprès des sous-traitants auxquels nous recourons (ainsi qu’aux sous-traitants ultérieurs qu’ils peuvent engager) et leur demandons notamment de ne pas utiliser vos Données Personnelles à d’autres fins que celles pour lesquelles vos Données Personnelles ont été collectées. Nous leur imposons également des obligations en ce qui concerne la confidentialité des données, la sécurité, la gestion des accès, l’utilisation restreinte des données et leur restitution ou suppression conformément aux exigences de la législation applicable.

Nous pourrons également être amenés à communiquer vos Données Personnelles aux autorités compétentes conformément à une obligation légale ou à une demande légale émanant d’une autorité publique.

En tout état de cause, les informations recueillies au travers de notre site Internet ne sont utilisées et ne font l’objet de communication extérieure que pour les seules finalités détaillées ci-dessus ou pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires.

Durée de conservation des données

Nous n’avons pas l’intention de conserver vos données plus longtemps que nécessaire pour vous fournir les services pour lesquels vous nous avez sollicités.

Conformément aux recommandations de la CNIL, nous conserverons vos Données Personnelles pendant votre relation contractuelle avec votre employeur.

Nous conservons les données d’analyse statistique pour une durée de 3 mois. Concernant la durée de conservation des cookies, elle est décrite dans le tableau ci-dessous :

Stockage des Données Personnelles

Vos Données Personnelles sont traitées et stockées en France métropolitaine.

Transfert des données

Vos données personnelles n’implique pas leur transfert hors de l’Union Européenne.

En plus, vos données sont destinées exclusivement à IN EXTENSO SOCIAL et à ses partenaires lorsqu’ils interviennent dans le cadre de prestations de sous-traitances.

Vos droits relatifs à vos Données Personnelles

Nous nous engageons à veiller à ce que vos Données Personnelles que nous conservons soient exactes et à jour.

Conformément à la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, vous disposez à tout moment d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement de vos Données Personnelles, sous réserve de l’application des conditions prévues par la Règlementation applicable en matière de protection des Données Personnelles susvisée. Vous disposez également d’un droit de limitation et d’opposition au traitement de vos Données Personnelles après votre décès.

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits en remplissant ce formulaire ou par courrier à l’adresse postale suivante : In Extenso Social, DPO, 45 avenue Edmund Halley, 76800 Saint-Etienne-du-Rouvray.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en France, la CNIL.

Questions relatives au traitement de vos Données Personnelles

Si vous avez des questions sur la façon dont In Extenso Social traite vos Données Personnelles vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante donneespersonnelles@inextenso.fr ou à l’adresse postale suivante : In Extenso Social, DPO, 45 avenue Edmund Halley, 76800 Saint-Etienne-du-Rouvray.

Mise à jour de la présente Politique Données Personnelles

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique Données Personnelles, notamment au regard des évolutions législatives et réglementaires.

Vous trouverez des informations sur la date de la dernière modification de la présente Politique Données Personnelles à la rubrique « DERNIÈRE RÉVISION » au début de la présente Politique.